Un AIOS que factura en Odoo el día 1 de cada mes

Una sociedad patrimonial que alquila locales comerciales en Valencia. La gestión vivía en la cabeza de una persona y en carpetas: los vencimientos, las fianzas por depositar, la fiscalidad propia de cada contrato.

De ahí salían tres huecos, y ya habían costado dinero. Un inmueble acabó con dos inquilinos solapados en el mismo mes. Un contrato venció sin que nadie lo viera llegar. Y ninguna fianza constaba ni cobrada ni depositada en las cuentas.

Meter una cartera de alquileres en un sistema que no se equivoca, sin convertir al gerente en administrativo. Siete etapas del contrato, desde la oferta hasta la devolución de la fianza, sin volver a teclear un dato por el camino.

Con una restricción que la ley española no perdona: no depositar una fianza dentro del mes es una infracción grave, sancionada con 600 a 3 000 €, más un recargo de entre el 5 % y el 20 % según el retraso.

Instalamos Odoo y construimos encima el AIOS que lo pilota. El principio cabe en una frase: el sistema prepara, comprueba y avisa; las decisiones y las firmas siguen siendo de las personas.

Cada contrato recorre ahora siete etapas sobre una sola ficha, abierta en la oferta y cerrada al devolver las llaves.

Lo que el AIOS hace solo. Emite y envía la factura mensual el día 1, con el régimen fiscal calculado a partir del inmueble y del inquilino. Comprueba que los impuestos del contrato no se hayan alterado por el camino. Avisa en el momento oportuno del depósito de la fianza, del vencimiento y de la actualización de la renta. Se niega a generar un contrato al que le falta un dato obligatorio. Impide que dos contratos se solapen sobre el mismo inmueble. Guarda qué cláusulas se firmaron, en qué versión y en qué fecha.

Lo que sigue siendo humano. Elegir al inquilino y fijar la renta. Firmar el contrato y levantar el acta de estado. Decidir si se prorroga y en qué condiciones. Valorar los desperfectos y decidir cuánto se retiene de la fianza. Decidir si se reclama un impago, y cuándo.

El contrato no se redacta, se ensambla: cada cláusula se apoya en un artículo concreto de la ley, y lo que no tiene base legal no se escribe. La firma es electrónica, con validez en toda la Unión Europea.

En agosto de 2026 un contrato de oficina figuraba vigente hasta el 30 de septiembre mientras el inquilino siguiente entraba el día 1. Sin el orden de cierre que impone el sistema, salía una factura hacia alguien que ya se había marchado.

No es un supuesto de manual. Es lo que ocurría antes.

Dos puntos de organización, en curso con el cliente: el circuito exacto de la fianza antes de su depósito en la Generalitat, que cambia su tratamiento contable, y quién presenta ese depósito y en qué plazo interno. Es la única etapa del proceso con una sanción administrativa detrás.

Preferimos plantearlos antes que suponerlos.